Gestion terminologique et création de glossaires

Dans la plupart des organisations, le problème s’installe sans bruit. Un nom de produit est traduit dans un document et laissé tel quel dans un autre ; trois équivalents différents d’un même terme technique circulent dans trois manuels distincts. Pour qui lit, c’est le signe que l’organisation ne maîtrise pas sa propre langue. La gestion terminologique rend d’abord ce désordre visible, puis le rattache à une source unique et validée.

Dans quels cas y recourir ?

La gestion terminologique a du sens pour les organisations qui produisent des traductions de manière régulière et par plusieurs canaux. Les structures disposant d’un catalogue de produits sans cesse mis à jour, publiant des documents en plusieurs langues et travaillant avec différents traducteurs et différentes agences en tirent le plus grand profit. Monter un projet terminologique pour un petit document ponctuel est inutile ; mais plus le volume augmente, plus le coût de l’incohérence grandit.

Le besoin se révèle le plus souvent à l’occasion d’un problème : une réclamation de client, deux manuels qui se contredisent ou la reprise à zéro, à chaque nouvelle traduction, du même débat terminologique. Ce frottement récurrent est le signe que la terminologie doit désormais être couchée par écrit.

Comment se déroule le processus ?

Le processus terminologique consiste moins à remplir un glossaire qu’à découvrir et ordonner la langue de l’organisation ; c’est pourquoi le déroulé part des documents existants et n’impose à l’organisation aucun modèle venu de l’extérieur. L’étape distinctive de l’enchaînement ci-dessous est la validation : un équivalent n’entre pas dans le glossaire tant qu’une personne habilitée au sein de l’organisation ne l’a pas validé. Lorsque cette étape est sautée, le glossaire perd son caractère contraignant. Le processus ne s’achève pas par une livraison unique ; la dernière étape, la maintenance, maintient la terminologie comme une ressource vivante. Le déroulé ci-dessous emploie le même cadre pour créer un glossaire de zéro comme pour remettre en ordre un glossaire existant.

1. Extraction des termes. Les termes candidats sont repérés dans les documents existants ; on rassemble aussi bien les concepts fréquents que ceux qui prêtent à confusion.
2. Tri. La liste des candidats est filtrée ; les termes qui doivent réellement être gérés sont distingués des mots ordinaires.
3. Équivalent et validation. Un équivalent cible est proposé pour chaque terme ; l’expert de l’organisation les valide. Sans étape de validation, le glossaire n’a rien de contraignant.
4. Guide de style. Aux termes s’ajoutent le ton, la forme d’adresse ainsi que les règles de majuscules et d’abréviations.
5. Maintenance. Le glossaire est mis à jour au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux produits et de nouveaux concepts ; la terminologie n’est pas une ressource figée, mais vivante.

Forme de livraison

La terminologie est livrée à la fois comme un glossaire lisible par un être humain et comme des données importables dans les outils de traduction. La version lisible est un document que les équipes et les rédacteurs peuvent consulter ; la version destinée aux outils permet, pendant la traduction, de proposer automatiquement les termes. Le guide de style fait partie intégrante de cette ressource. Lors des travaux de traduction suivants, ce glossaire entre directement en jeu et garantit la cohérence dès le départ.

Points de vigilance propres à ce service

L’étape la plus critique est la validation. Un glossaire qui n’a pas été validé par l’expert de l’organisation n’est qu’une liste de suggestions et n’a aucun caractère contraignant. La réussite d’un projet terminologique dépend donc de la participation au processus d’une personne habilitée à trancher au sein de l’organisation. Un glossaire monté de l’extérieur mais non approprié en interne finit rapidement au placard.

Le deuxième point est la vitalité. La terminologie n’est pas un document que l’on établit une fois pour toutes et que l’on oublie ; elle doit être mise à jour à mesure que l’organisation crée de nouveaux produits et de nouveaux concepts. Un glossaire sans maintenance se transforme en quelques années en archive qui ne reflète plus la réalité. Dans les organisations ayant un besoin régulier de traduction, la terminologie est le socle commun de tous les travaux relevant de nos services de traduction ; c’est pourquoi la maintenir comme une composante d’un flux de travail interne est la voie la plus saine.

Qui en est responsable, comment la faire vivre ?

La valeur d’une ressource terminologique se révèle moins dans sa création que dans son maintien. Pour cela, un responsable doit être désigné au sein de l’organisation : une personne ou un service qui valide les nouveaux termes, tranche sur les équivalents discutés et veille à ce que le glossaire reste à jour. Lorsque cette responsabilité n’est pas définie, même le glossaire préparé avec le plus grand soin se retrouve rapidement en retard sur la réalité et devient inutilisable.

La survie de la terminologie tient à son insertion dans le travail quotidien. La proposition automatique des termes pendant la traduction, la possibilité pour les rédacteurs d’accéder facilement au glossaire lorsqu’ils produisent du texte et l’enregistrement régulier de chaque nouveau terme apparu sont les habitudes qui maintiennent la ressource en vie. Le glossaire ne doit pas être une archive oubliée dans un fichier à part, mais une composante naturelle du travail.

Une fois cet ordre établi, la terminologie produit une valeur qui dépasse les traductions prises une à une : une cohérence d’ensemble, celle d’une organisation qui maîtrise sa propre langue et fait preuve de la même constance dans chaque document. Cette cohérence devient directement visible, en particulier dans les organisations qui produisent du contenu en plusieurs langues et par plusieurs canaux.

Qu’est-ce qui détermine le prix ?

Dans un projet terminologique, le premier facteur de coût est le volume de documents à dépouiller et le nombre de termes à extraire. Le deuxième est le nombre de langues ; chaque langue supplémentaire ajoute une charge d’équivalence et de validation. Le troisième est l’étendue de la maintenance : s’agit-il d’un glossaire ponctuel ou d’un service mis à jour en continu ? La maintenance continue est évaluée séparément, comme une prestation régulière. Le prix ne peut donc pas être donné sans avoir vu le volume documentaire et l’étendue linguistique.

Vous pouvez partager vos documents et vos langues cibles via le formulaire de devis. Vous trouverez la logique tarifaire sur la page des tarifs et les langues que nous traitons sur les pages des langues.

Situations fréquentes

• Glossaire non validé. Liste préparée sans la participation d’un décideur interne ; elle n’a aucun caractère contraignant et n’est pas utilisée.
• Absence de maintenance. Terminologie établie une fois et jamais mise à jour ; elle perd rapidement son actualité.
• Périmètre excessif. Vouloir faire entrer chaque mot dans le glossaire ; cela laisse dans l’ombre les termes réellement importants.
• Impossibilité d’importer dans l’outil. Glossaire qui reste uniquement sur le papier ; il ne peut pas s’activer automatiquement pendant la traduction.

Cette page a une vocation d’information générale ; les conditions de traduction, de certification et de livraison peuvent varier selon le type de document. Vérifier l’exigence en vigueur avant de déposer votre demande vous fera gagner du temps.