Traduction du certificat d’activité et des documents du registre du commerce

Toute société qui s’ouvre à l’international rencontre ces trois documents. Dossier d’appel d’offres, ouverture d’une succursale dans un pays étranger, compte bancaire international, contrat de distribution ou demande d’aide à l’exportation – dans tous les cas, la première exigence est de justifier de l’existence officielle de la société.

Trois documents, trois questions différentes

Le certificat d’activité répond à la question « cette société est-elle actuellement en activité et inscrite à la chambre ? » ; il porte le plus souvent une courte durée de validité. L’attestation du registre du commerce correspond à la question « comment la société est-elle inscrite au registre, quels sont son capital et son siège ? ». Les annonces du Journal du registre du commerce, elles, répondent à la question « que s’est-il passé dans le passé de cette société ? ».

Les organismes étrangers demandent le plus souvent les trois à la fois, mais rédigent la liste avec les notions de leur propre système juridique. On rencontre des expressions comme « certificate of good standing », « extract from the commercial register » ou « Handelsregisterauszug ». Faire correspondre correctement ces demandes aux documents turcs est la première étape, la plus critique, du processus ; traduire le mauvais document représente une perte de temps et d’argent.

Journal du registre du commerce : une histoire en strates

Les annonces du Journal sont la partie la plus ardue de cette famille de documents. Quinze ans d’histoire d’une société peuvent être dispersés dans des dizaines d’annonces qui se renvoient les unes aux autres : constitution, augmentation de capital, changement d’adresse, nomination d’un gérant, modification des statuts, transformation de la forme sociale. Les annonces se citent mutuellement sous la forme « publié au journal du … portant le numéro … ».

Il est impératif de conserver cette chaîne dans la traduction. Ne traduire que la dernière annonce conduit l’organisme destinataire à ne voir qu’une partie de la structure du capital ou du pouvoir de représentation. Par ailleurs, les textes des annonces reprennent longuement les articles des statuts ; ces articles sont un texte juridique, ils ne peuvent pas être résumés librement et se traduisent article par article.

Les textes du Journal contiennent de nombreuses abréviations : A.Ş., Ltd. Şti., T.C., TTK, numéro MERSİS. Certaines d’entre elles indiquent la forme sociale et il est erroné de les traduire par la forme la plus proche dans le pays de destination, car les régimes de responsabilité y sont différents. La bonne pratique consiste à conserver la forme turque et à y ajouter une explication dans la langue cible.

Codes d’activité et objet social

Sur le certificat d’activité, l’objet social de la société est indiqué à la fois en toutes lettres et sous forme de code d’activité chiffré. Ces codes sont compatibles avec le système de classification couramment utilisé en Europe ; ils constituent donc une référence que votre interlocuteur dans le pays de destination peut reconnaître et sont impérativement conservés. Omettre le code pour ne traduire que le texte revient à supprimer la donnée la plus facilement vérifiable.

Les textes décrivant l’objet social sont en général très longs et couvrent aussi des activités que la société n’exerce pas réellement ; en Türkiye, les statuts sont rédigés de façon large. En lisant cette liste, l’organisme étranger peut penser que la société a une structure dispersée. Ce n’est pas un problème de traduction, mais la traduction doit rester fidèle ; interpréter ou raccourcir la liste porte atteinte à l’intégrité du document.

Numéros, codes et vérification

Les documents d’entreprise comportent plusieurs numéros identifiant la société : le numéro du registre du commerce, le numéro du système central d’enregistrement, le numéro d’identification fiscale et le numéro d’inscription à la chambre. Aucun ne remplace l’autre et tous sont conservés tels quels dans la traduction. Lorsque l’interlocuteur étranger veut vérifier la société, il utilise l’un de ces numéros.

Reformater les numéros – insérer des espaces, supprimer des zéros, ajouter des tirets – peut rendre la vérification impossible. De même, le QR code et les informations de signature électronique figurant sur le document sont signalés dans le texte de la traduction ; s’il existe une adresse de vérification, elle est reportée telle quelle.

Le champ de l’adresse constitue lui aussi un point particulier. L’ordre propre aux adresses turques – quartier, avenue, rue, bloc, numéro de porte et numéro d’appartement – s’écrit dans un ordre différent dans beaucoup de pays. Plutôt que de réorganiser l’adresse selon l’ordre du pays de destination, le plus sûr est de conserver l’ordre turc et de traduire les intitulés des champs, car l’organisme compare le plus souvent l’adresse avec le registre officiel.

Lien avec la circulaire de signatures

Les documents du registre indiquent qui représente la société ; la circulaire de signatures, elle, contient les spécimens de signature de ces personnes et les limites de leurs pouvoirs. Dans les dossiers d’appel d’offres et de contrat, les deux sont demandés ensemble. Les mentions « individuellement » et « conjointement » de la circulaire, c’est-à-dire la possibilité de signer seul ou à plusieurs, constituent le point le plus délicat de la traduction ; une restitution erronée de cette distinction peut rendre discutable la validité du contrat.

La durée du pouvoir est elle aussi souvent omise. Le pouvoir de représentation peut avoir été accordé jusqu’à une date déterminée ; cette date doit apparaître clairement dans la traduction. Un document signé au titre d’un pouvoir expiré est rejeté par la partie destinataire.

Le pouvoir peut être assorti d’une limite monétaire ; la circulaire peut prévoir que les opérations se font avec une seule signature jusqu’à un certain montant et avec une double signature au-delà. Les chiffres de ces seuils et les devises doivent être conservés à l’identique dans la traduction. Une restitution erronée de la limite empêche la partie destinataire de contrôler le pouvoir de signature et peut conduire à la suspension du contrat.

Objectif et niveau de légalisation

Différences selon les pays

En Allemagne, la notion de registre du commerce est forte et votre interlocuteur lit les documents turcs en les rapprochant de son propre registre ; il importe donc que les informations sur le capital, la représentation et le siège apparaissent clairement. En Tchéquie, le traducteur désigné par un tribunal relie la traduction au document original par un ruban et y appose son sceau, et cette exigence de forme physique est appliquée strictement ; le nombre d’exemplaires à préparer doit donc être planifié dès le départ. Dans les pays du Golfe, seuls des bureaux de traduction agréés peuvent réaliser la traduction et une légalisation consulaire peut être demandée. Pour plus de détails, consultez notre guide des pays.

Erreurs fréquentes dans les dossiers d’entreprise

• Traduire la forme sociale par une forme du pays de destination ; les régimes de responsabilité ne sont pas les mêmes.
• Ne faire traduire que la dernière annonce au Journal et laisser incomplète la chaîne des modifications.
• « Traduire » la raison sociale ; la raison sociale est un nom propre, elle se reporte telle quelle.
• Ne pas prêter attention à la durée de validité du certificat d’activité et présenter un document périmé.
• Restituer l’exigence de signature conjointe de la circulaire comme s’il s’agissait d’une signature unique.
• Ne pas préciser la devise du montant du capital ou ne pas convertir les séparateurs.

Menez votre ensemble de documents d’entreprise d’une seule main

Les documents d’une société forment un ensemble lié ; une écriture identique de la raison sociale, de l’adresse et des noms des représentants sur tous les documents permet à l’organisme destinataire de valider le dossier en une seule fois. Nous préservons cette cohérence en tenant une liste terminologique. Vous trouverez les langues cibles sur notre page langues et nos principes de travail sur notre page tarifs, et vous pouvez nous transmettre votre ensemble de documents depuis le formulaire de devis.

Les informations données ici sont indicatives ; la durée de validité du document et le nombre d’exemplaires demandés varient selon l’organisme. Avant de déposer votre demande, demandez confirmation à l’autorité compétente.