Cabinets d’avocats

Réunies, ces deux conditions déterminent la manière de choisir un prestataire de traduction. Ce que l’on recherche n’est pas le prix unitaire le plus bas, mais une livraison prévisible et un régime de confidentialité défini.

Ensemble type de documents

Les travaux qui proviennent des cabinets d’avocats se regroupent en quatre ensembles. Le premier réunit les pièces à verser au dossier ; pour celles-ci, la traduction doit être assermentée et, le plus souvent, accompagnée d’une légalisation notariée. Le deuxième couvre la correspondance menée avec le client et avec la partie adverse ; ici, c’est la rapidité qui prime et aucune certification n’est demandée. Le troisième concerne les négociations contractuelles et le quatrième les procurations et documents de société destinés à une démarche à l’étranger.

Document	Lieu d’utilisation	Niveau de certification	Pression du calendrier
Requête introductive d’instance et annexes	Dossier judiciaire	Assermentée, généralement avec légalisation notariée	Élevée, liée au délai de procédure
Décision de justice étrangère	Reconnaissance et exécution	Assermentée, légalisation notariée, apostille	Moyenne
Pièces probatoires et correspondance	Versement au dossier	Variable	Élevée
Procuration	Démarche à l’étranger	Légalisation notariée, souvent apostille	Moyenne
Projets de contrat	Négociation	Généralement aucun	Variable
Dossier d’arbitrage	Litige international	Variable selon le règlement	Élevée, volumineux

Nous traitons dans notre guide des documents la question de savoir jusqu’à quel niveau chaque pièce de cet ensemble doit être certifiée, et dans le guide des pays celle de savoir sous quelle forme les décisions étrangères sont reconnues dans chaque pays.

Où se concentre le risque terminologique ?

En traduction juridique, le risque ne se concentre pas sur les mots inconnus, mais sur les mots que l’on croit connaître. L’existence, dans le système cible, d’une institution portant un nom similaire ne signifie pas qu’elle remplit la même fonction. L’équivalent le plus proche, dans un système fondé sur la jurisprudence, d’une notion issue du système de droit continental peut être plus large ou plus étroit dans sa portée.

Le deuxième domaine de risque tient aux phrases de délai et de condition. La différence entre « en cas de demande » et « immédiatement sur demande » modifie, dans un contrat, le moment où naît l’obligation. Le troisième domaine est celui des tournures négatives : la perte de repères dans des conditions négatives imbriquées est l’erreur de traduction grave la plus fréquente dans les textes juridiques.

La solution pratique est une liste terminologique établie dossier par dossier. Les équivalents retenus par le cabinet sont arrêtés une fois pour toutes et conservés dans les dossiers suivants. Cela apporte à la fois de la cohérence et un gain de temps lors de la relecture.

Exigences de confidentialité et de conformité

L’obligation de secret professionnel de l’avocat forme une chaîne qui s’étend à toute personne ayant accès au dossier. Le prestataire de traduction est un maillon de cette chaîne et l’étendue de l’obligation doit être établie explicitement par contrat. L’attente minimale tient en quatre points : un engagement de confidentialité écrit, la limitation des personnes ayant accès au dossier, la définition des durées de conservation et de destruction du dossier, la notification préalable du recours à des sous-traitants.

La dimension des données personnelles doit être appréciée séparément. Les dossiers de contentieux peuvent contenir des données relatives à la santé, à la matière pénale et à la vie familiale. Dans ce type de dossier, le lieu de traitement des données et le canal par lequel elles sont transmises sont soumis au même contrôle que la qualité de la traduction. Il est préférable que le partage des fichiers passe par un canal dont les accès sont traçables, différent d’une pièce jointe à un courriel.

Le conflit d’intérêts relève également de cette rubrique. Qu’un même prestataire de traduction travaille avec les deux parties à un litige n’est pas acceptable pour un cabinet d’avocats. Prévoir dans les contrats-cadres une obligation de signalement de cette situation prévient d’emblée toute discussion ultérieure.

Capacité et découpage dans les dossiers urgents

Le problème opérationnel que les cabinets d’avocats rencontrent le plus souvent est celui d’un dossier volumineux à traduire en peu de temps. Dans ce cas, la capacité d’un seul traducteur ne suffit pas et le dossier est découpé. Le découpage raccourcit les délais mais crée deux risques : l’incohérence terminologique et la perte de contexte.

La façon de maîtriser ce risque est connue. Avant le début du travail, une liste terminologique est établie et partagée avec toute l’équipe ; le découpage suit l’unité thématique et non le nombre de pages ; la relecture finale est effectuée par une seule personne sur l’ensemble du texte. Lorsque ces trois règles sont appliquées, un dossier découpé se lit comme s’il avait été traduit par une seule main.

Une autre question pratique est de savoir quelle partie du dossier doit réellement être traduite. Dans certains dossiers de preuves volumineux, toutes les pages n’ont pas la même importance. Déterminer d’abord, au moyen d’une traduction de balayage, quelles pièces sont critiques, puis ne soumettre que celles-ci à une traduction complète apporte un gain net en temps comme en coût.

Le besoin d’interprétation naît lui aussi de ce secteur

Les besoins des cabinets d’avocats ne se limitent pas toujours au document écrit. Les négociations avec une partie étrangère, les entretiens avec des témoins, les actes notariés et les audiences exigent de l’interprétation. Ce service obéit à une discipline de préparation entièrement différente de celle de la traduction écrite : l’interprète doit être familiarisé avec la terminologie du dossier avant la réunion.

Une interprétation non préparée trébuche aux moments les plus critiques d’un entretien juridique. C’est pourquoi, dans les dispositifs-cadres qui fonctionnent bien, les demandes d’interprétation sont elles aussi rattachées à la même base terminologique et confiées, dans la mesure du possible, à l’équipe qui traduit également le dossier par écrit.

La deuxième règle en interprétation est celle des limites du rôle. L’interprète ne prend pas parti, ne résume pas et ne formule pas d’interprétation juridique. Le respect de cette limite évite que les propos tenus lors de l’entretien ne deviennent ensuite un sujet de discussion. Si l’entretien doit être enregistré, on attend que l’interprète en soit informé à l’avance et qu’il soit clair dès le départ que la transcription de l’enregistrement constitue une prestation distincte.

Modèle de collaboration : au projet ou sous contrat-cadre ?

Deux modèles fonctionnent pour les cabinets d’avocats. Le modèle au projet convient aux dossiers isolés qui arrivent à intervalles irréguliers ; chaque travail fait l’objet d’un devis distinct. Le modèle du contrat-cadre s’adresse quant à lui aux cabinets dont le flux de travail est régulier : prix unitaires, délais de livraison, conditions de confidentialité et procédure d’urgence sont arrêtés une seule fois, sans nouvelle négociation pour chaque dossier.

Le véritable bénéfice du contrat-cadre n’est pas le prix, mais le temps. Dans un dossier dont le délai de procédure est serré, la disparition de l’étape d’attente du devis vaut le plus souvent davantage que l’écart de prix unitaire. Les choix terminologiques du cabinet deviennent en outre permanents et les mêmes décisions ne sont pas reprises à chaque nouveau dossier.

En pratique, une combinaison des deux modèles est également utilisée : les travaux courants relèvent du contrat-cadre, tandis que les dossiers d’arbitrage d’un volume inhabituel sont menés comme des projets distincts. Nous expliquons notre approche tarifaire sur la page des tarifs et nous discutons des conditions de collaboration au niveau du cabinet via le formulaire de devis.

Les informations présentées ici ont une valeur indicative ; c’est la pratique en vigueur de l’institution concernée qui fait foi. La pratique pouvant évoluer, référez-vous aux conditions applicables au moment de votre demande.