Traduction de diplôme et de relevé de notes

Les documents sont délivrés par le service de la scolarité de l’université où les études ont été achevées et, pour l’enseignement secondaire, par la direction compétente et l’administration de l’établissement. Ces dernières années, de nombreuses institutions ont commencé à délivrer des versions signées électroniquement et munies d’un QR code ; c’est un avantage du point de vue de la vérifiabilité, mais cela crée une responsabilité supplémentaire lors de la traduction.

Conversion du système de notation : la question technique la plus critique

En Türkiye, l’enseignement supérieur utilise couramment une échelle sur 4 et l’enseignement secondaire une échelle sur 100 ; les notes littérales (AA, BA, BB…) et leurs équivalents chiffrés peuvent varier d’un établissement à l’autre. Les échelles des pays de destination sont tout autres : en Allemagne, 1 est la meilleure note et 5 l’échec ; le Royaume-Uni fonctionne selon une logique de classification ; les États-Unis utilisent un GPA sur 4, mais les intervalles des lettres y sont différents.

La règle d’or est ici la suivante : le traducteur ne convertit pas les notes. Le travail du traducteur consiste à transposer intégralement dans la langue cible la note figurant sur le document ainsi que l’explication de l’échelle donnée par l’établissement. Convertir la note à l’échelle du pays de destination relève de la compétence de l’organisme de reconnaissance. Une conversion faite de bonne foi par le traducteur rend le document falsifié et met le dossier en péril.

C’est pourquoi l’explication de l’échelle figurant au verso ou au bas du relevé, les notes de bas de tableau et la mention « note de passage » ne doivent jamais être omises. C’est ce simple encadré qui donne à l’évaluateur tout ce dont il a besoin pour effectuer la conversion.

Le séparateur décimal est lui aussi un piège silencieux. Sur un document turc, la moyenne générale s’écrit avec une virgule, sous la forme « 3,42 » ; un évaluateur anglophone peut prendre la même suite de caractères pour un séparateur de milliers ou hésiter parce qu’il est habitué à la forme avec un point. Les champs chiffrés doivent donc être transposés conformément à l’usage typographique de la langue cible, mais sans que leur valeur soit modifiée.

La lisibilité des intitulés de cours pour l’organisme de reconnaissance

Sur le relevé de notes, les intitulés de cours figurent le plus souvent sous forme abrégée : « Mat II », « Genel Fiz. Lab. », « MTP 302 ». Ces abréviations sont comprises de tous au sein du département en Türkiye ; pour un spécialiste étranger de la reconnaissance, ce ne sont que des suites de caractères dénuées de sens. Une bonne traduction développe l’abréviation et conserve, lorsque c’est nécessaire, le code du cours.

La deuxième question est le choix correct de la terminologie disciplinaire. « Gestion d’entreprise » ou « management », « génie informatique de la faculté d’ingénierie » ou « informatique » – ces choix influent directement sur la correspondance que l’établissement destinataire attribuera au cours dans son propre cursus. Plus l’intitulé du cours est reconnaissable, plus le transfert de crédits se déroule sans accroc.

Si les crédits AKTS (ECTS) figurent dans une colonne distincte, ils sont impérativement conservés ; les établissements européens regardent davantage les AKTS que les crédits locaux. Confondre les colonnes des crédits et des heures peut faire paraître la charge de travail de l’étudiant plus faible qu’elle ne l’est.

La structure du relevé doit elle aussi être préservée. Les intitulés de semestre, les cours redoublés, les mentions de dispense, les cours validés lors d’un transfert et les moyennes semestrielles constituent la logique de lecture du document. Une traduction de relevé transformée en simple liste par la fusion des colonnes ralentit le processus d’évaluation, même si elle est techniquement complète ; le spécialiste veut voir les mêmes informations côte à côte, comme sur l’original.

Le diplôme et l’attestation de fin d’études ne sont pas la même chose

L’attestation provisoire de fin d’études, obtenue en attendant la cérémonie de remise des diplômes, ne remplace pas le diplôme ; elle porte le plus souvent une durée de validité. Certaines universités étrangères la traitent avec une admission conditionnelle, d’autres ne l’acceptent pas du tout. Le supplément au diplôme (Diploma Supplement), quant à lui, est un document distinct qui décrit le contenu, la durée et le niveau du programme, et il est souvent demandé dans les candidatures européennes.

Il existe un quatrième document fréquemment demandé dans les procédures de reconnaissance : les contenus des cours, autrement dit le programme détaillé. Il s’agit d’un dossier souvent long de dizaines de pages, contenant les thèmes hebdomadaires et la bibliographie de chaque cours du relevé. Comme son volume est important, on y pense généralement en dernier ; or, sans ce dossier, l’organisme de reconnaissance ne peut pas se prononcer sur l’équivalence professionnelle et la procédure est suspendue.

Du côté de l’enseignement secondaire, il importe de restituer correctement le type d’établissement en même temps que le diplôme. Le lycée Anadolu, le lycée professionnel, le lycée imam hatip et le lycée de sciences sont des programmes différents les uns des autres ; les rendre tous par un seul équivalent générique revient à rendre invisible le poids de la formation suivie par l’élève. Le type d’établissement, le domaine de sortie et, le cas échéant, la filière et la spécialité doivent être conservés séparément.

Original, copie certifiée et copie numérisée

L’original du diplôme est unique et sa perte est difficile à réparer ; c’est pourquoi il ne faut envoyer l’original à aucun organisme. On utilise à sa place la copie certifiée délivrée par l’université ou la copie légalisée par un notaire. La traduction s’appuie elle aussi sur cette copie, et elle indique clairement s’il s’agit de l’original ou d’une copie certifiée.

Pour les copies numérisées, la résolution est à elle seule une question de qualité. Les cachets à sec, les codes de cours en petits caractères et les corrections ajoutées à la main deviennent illisibles sur une numérisation de faible résolution. Une zone illisible doit obligatoirement être signalée comme « illisible » dans la traduction, et cette mention laisse un point d’interrogation chez l’organisme destinataire. Une bonne numérisation facilite toutes les étapes suivantes.

Niveau de légalisation et différences entre pays

Les documents scolaires et universitaires sont considérés comme des documents administratifs et l’apostille est délivrée par le gouvernorat de province ou le gouvernorat de district. Dans la grande majorité des candidatures universitaires à l’étranger, la traduction avec légalisation notariée et l’apostille sont demandées ensemble ; au seul stade de l’admission, certains établissements se contentent d’une traduction assermentée numérisée et réclament l’original au moment de l’inscription.

Les différences entre pays sont ici très marquées. En Allemagne, c’est le classement figurant dans la base de données anabin qui est déterminant dans l’évaluation de la reconnaissance ; la position de votre établissement dans ce tableau compte autant que la traduction. Aux États-Unis, il n’existe pas de système de traducteurs assermentés, mais la reconnaissance s’obtient auprès d’un organisme distinct comme WES ou ECE, et ces organismes peuvent demander que le document leur soit envoyé sous pli directement par l’université. En Italie, une déclaration de valeur (Dichiarazione di valore) délivrée par le consulat s’ajoute le plus souvent à la traduction. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre page pays.

Erreurs fréquentes propres à ces documents

• « Convertir » la moyenne à l’échelle du pays de destination. Ce n’est pas une traduction mais une évaluation, et ce n’est pas le travail du traducteur.
• Ne pas traduire l’explication de l’échelle, les notes de bas de page et le verso.
• Traduire librement le nom de l’université et de la faculté. Si l’établissement possède son propre nom officiel en langue étrangère, c’est celui-là qu’il faut utiliser.
• Écrire le nom figurant sur le diplôme autrement que sur le passeport ; dans les dossiers de reconnaissance, cette seule différence peut allonger la procédure de plusieurs mois.
• Ne pas reporter dans la traduction l’adresse de vérification et le code d’un document signé électroniquement et muni d’un QR code.
• Oublier le diplôme de double cursus ou de mineure et ne faire traduire que le diplôme principal.

Ne manquez pas votre calendrier de candidature

Dans les candidatures pour des études, les dates limites sont strictes et l’étape de l’apostille est le plus souvent oubliée dans le calcul. Lorsque vous nous envoyez votre diplôme et votre relevé de notes numérisés, nous examinons ensemble les niveaux de légalisation nécessaires, la langue vers laquelle il faut traduire et l’éventuelle absence de pièces dans votre dossier. Pour les langues proposées, vous pouvez consulter notre page langues, pour nos principes de travail notre page tarifs, et nous transmettre votre dossier depuis le formulaire de devis.

Cette page est fournie à titre informatif ; la forme du document et la chaîne de légalisation varient selon le pays où la démarche sera effectuée. Nous vous recommandons de vous renseigner sur la situation actuelle auprès de l’autorité qui traitera votre demande.